Encargado: Lic. Francisco Santana
Naturaleza de la Unidad: Auxiliar o de Apoyo.
Estructura Organizativa: División de Compras y Contrataciones; División de Contabilidad; Sección de Servicios Generales.
Relaciones de Dependencia: Dirección Ejecutiva.
Coordinación: Con todas las unidades de la Institución.
Objetivo General:
Planificar, organizar, supervisar y controlar las actividades administrativas y financieras de la institución, velando por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos administrativos establecidos y asegurando el uso racional de los recursos financieros.
Funciones Principales:
- Aplicar las políticas, normas y procesos referentes al manejo de los recursos materiales y financieros de la institución, a partir de las directrices trazadas por los órganos rectores del Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado.
- Validar y/o aprobar en el SIGEF todas las transacciones económicas, así como los movimientos contables de las operaciones financieras de la institución, de acuerdo con las normas legales y disposiciones emanadas de los Órganos Rectores.
- Revisar, analizar y validar informes sobre el comportamiento mensual y acumulado de las partidas del presupuesto y de las metas de gestión; así como de las cuentas de la contabilidad general y presentarlos a las autoridades correspondientes, para su seguimiento, evaluación y control.
- Coordinar, supervisar y ejecutar los programas de servicios generales y mantenimiento de planta física, mobiliarios y equipos de la institución.
- Coordinar y asesorar las unidades ejecutoras, sobre los aspectos de gestión administrativa y financiera, ejerciendo la verificación de las distintas etapas de la ejecución del gasto y tramitando los mismos y pagos, a partir de la autorización dada por la autoridad competente.
- Coordinar y supervisar el proceso de elaboración de las nóminas de pago y su aprobación en el sistema como responsable del registro.
- Suplir las necesidades de espacio físico, equipos y suministro de materiales del CCDF.
- Elaborar el presupuesto anual del CCDF, en coordinación con las demás áreas de la institución, conforme al plan estratégico de la institución y siguiendo las políticas y procedimientos establecidos por el Ministerio de Hacienda.
- Gestionar la aprobación del presupuesto institucional por parte de los organismos competentes; así como los ajustes presupuestarios y la entrega de recursos complementarios, en los casos necesarios.
- Programar, supervisar y aprobar las operaciones de compras y contrataciones de obras, bienes y servicios requeridas por los trabajos de las distintas unidades del CCDF; procurando se cumplan las normas fijadas por la Dirección General de Contrataciones Públicas en condición de Órgano Rector.
- Mantener un archivo digital de todos los documentos de soporte financiero.
- Programar el flujo de ingresos y egresos de la institución y realizar la programación mensual de compromisos para cada trimestre; así como la programación indicativa para los trimestres restantes del ejercicio fiscal.
- Supervisar y controlar el inventario de los activos fijos de la institución, de acuerdo a las normativas dictadas por el Ministerio de Hacienda.
- Supervisar y controlar la ejecución presupuestaria de los distintos programas, proyectos y actividades; así como aprobar las modificaciones que requiera la gestión de la institución.
- Regular las actividades administrativas relacionadas con la prestación de servicio de transporte y el mantenimiento de la flotilla de vehículos de la institución.
- Garantizar el mantenimiento eficiente, eficaz, planificado y sostenible de las instalaciones de los equipos del CCDF.
- Supervisar y firmar los cheques y documentos de pago de todas las Obligaciones contraídas por la institución.
- Analizar y validar los informes sobre el comportamiento mensual y acumulado de las partidas del presupuesto y de las metas de gestión; así como de las cuentas de la contabilidad general y presentarlos a las autoridades
correspondientes, para su seguimiento, evaluación y control.
- Autorizar la apertura de fondos reponibles o caja chica con carácter de anticipo, y rendir informe sobre la utilización de los mismos.
- Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
